Des outils pour optimiser votre gestion

Aujourd’hui, pour piloter votre entreprise, vous devez disposer en permanence d’indicateurs révélateurs de l’évolution de votre activité, et mis à jour le plus régulièrement possible. Dans cette optique, vos comptes annuels, s’ils sont indispensables, au moins au regard de vos obligations de déclaration et d’information de vos partenaires, ne sont pas suffisants. Ils vous procurent la photographie à un instant donné de votre actif professionnel et de votre performance sur 12 mois. Mais lorsqu’ils mettent en lumière une difficulté, il peut être trop tard. C’est pourquoi vous avez tout intérêt, dans un contexte économique de plus en plus changeant, à vous doter d’outils de gestion spécifiques qui vous permettront de piloter au jour le jour votre activité et de changer de cap si nécessaire.
Le cabinet peut mettre en place ces outils dans votre entreprise. Prévisionnel, tableau de bord, situations intermédiaires : voici une présentation des principaux outils qui vous permettront d'optimiser la gestion de votre entreprise.

Les comptes prévisionnels – on parle aussi de budget ou de business plan – sont des documents comptables qui sont établis à l'avance, pour les exercices à venir ou pour l'exercice qui va débuter. Ils comprennent à la fois un bilan et un compte de résultat prévisionnels, voire un tableau prévisionnel de trésorerie.

Le premier intérêt du prévisionnel est de vous permettre de simuler votre activité du point de vue comptable et financier pour l’exercice à venir, en fonction des prévisions de conjoncture du moment, et à cette occasion de vous fixer des objectifs en termes de chiffre d'affaires, de marge et de charges notamment. Ainsi, vous pourrez ensuite comparer en permanence vos réalisations avec les prévisions, pendant l'année, à l'aide d’un tableau de bord mensuel et, en fin d'exercice, lorsque vous disposerez de vos comptes définitifs.
Établir un prévisionnel permet également de chiffrer plusieurs hypothèses de travail. Vous pourrez alors, en toute connaissance de cause, prendre les décisions d’investissement et de développement de votre affaire qui s'imposent, au regard des objectifs à atteindre et des moyens que nécessite leur réalisation.

On peut découper la démarche qui permet d'élaborer les comptes prévisionnels en cinq étapes principales :
1- La définition des orientations pour l'année : objectif de croissance annuelle, lancement d'une gamme de produits nouveaux, etc.
2- La définition des moyens nécessaires pour atteindre l'objectif et assurer leur financement : investissements, embauches, etc.
3- L’évaluation du chiffre d'affaires prévisible en fonction des orientations que vous avez définies et des objectifs.
Mais attention, cette évaluation doit être réaliste et en cohérence avec la capacité de votre entreprise. Pour cela, elle doit s'appuyer sur ses performances passées.
4- L'estimation de vos charges prévisionnelles par le listage de l'ensemble des charges de l'entreprise, en les analysant une à une et en portant une attention toute particulière aux plus sensibles.
5- Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle, afin d'anticiper vos besoins, pour négocier par avance avec vos partenaires financiers si cela s’avère nécessaire.

Le tableau de bord est un outil qui complète idéalement le prévisionnel. Il s’agit d’un document mensuel d'information financière établi dans des délais très brefs (8-10 jours maximum), qui vous permet de suivre au plus près, tout au long de l'exercice, l'évolution de votre activité, et de disposer chaque mois d'une estimation du « score » réalisé jusque-là par votre entreprise.

Le tableau de bord vous permet de piloter au jour le jour votre activité et de connaître, dans les meilleurs délais, tous les éléments nécessaires à une prise de décision efficace, voire à un changement de cap.
Il repose sur une procédure de remontée systématique et périodique de l'information, qui vous permet de mieux connaître les résultats et l'évolution de votre activité.

La mise en place d'un tableau de bord nécessite de repérer au préalable les indicateurs les plus pertinents de l'évolution de votre activité et les clignotants qui traduisent le mieux les évolutions anormales.
Les indicateurs à retenir sont ceux qui, à la fois, offrent une information essentielle et sur lesquels il est possible de mener une action correctrice efficace (nombre de demandes de devis, montant des carnets de commandes par exemple).
En pratique, les éléments qu'il convient de contrôler diffèrent selon la nature de votre activité, ou selon la fonction exercée par le destinataire du document.

Votre tableau de bord peut être synthétisé ou se résumer à un suivi d'activité vous permettant d'obtenir chaque fin de mois une approche suffisamment fine du résultat mensuel.
On distingue traditionnellement dans ce document de synthèse trois grands types de données :
- le chiffre d'affaires, qui est reporté mois après mois en fonction des réalisations du mois ;
- les charges sensibles, celles qui peuvent varier avec l'activité, qui seront auscultées de très près ;
- les charges fixes, qui pourront être suivies par « abonnement », c'est-à-dire par fractions mensuelles de la charge annuelle (exemple : contribution économique territoriale).

Si le tableau de bord a pour vocation d'estimer régulièrement et rapidement votre résultat en cours d'exercice, il n'offre pas le degré de fiabilité du bilan. Il favorise nécessairement la rapidité aux dépens de la précision, voire de l'exactitude de l'information. Il peut donc s’avérer utile de sortir périodiquement des situations comptables intermédiaires (bilan, compte de résultat, soldes intermédiaires de gestion). Elles vous permettront de connaître la situation comptable réelle de votre entreprise en cours d'exercice, et donc de savoir très précisément où vous en êtes.

Les situations intermédiaires servent à la fois :
- à informer précisément le chef d'entreprise pour lui permettre de prendre une décision importante en toute connaissance de cause ;
- à anticiper le plus en amont possible les « dérapages » de toute nature ;
- à contrôler et ajuster les tableaux de bord mensuels, les situations rapides et les estimations de résultats ;
- à préparer le bilan de fin d'exercice et le prévisionnel de l'exercice suivant.