Fiches Expert Les Entreprises du Spectacle, Payes Intermittents, Billetterie Production Audiovisuelle et MultiMedia
N°7 | avril 2015 | Mise à jour : juillet 2016
Chaque employeur a l’obligation de rembourser les frais professionnels de ses salariés.
Nous passons en revue ci-dessous les différentes méthodes qui s’offrent aux employeurs ainsi que les différents modes déclaratifs pour le contribuable.
I. Remboursement sur facture ou versement d’un forfait ?
Certains remboursements se font obligatoirement sur la base des dépenses réellement engagées par le salarié. L’employeur doit rembourser a posteriori et sur présentation des justificatifs, les dépenses de son salarié ou prendre en charge directement les frais du salarié lorsque ce dernier :
- est en situation de télétravail,
- utilise des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (ordinateur portable, téléphonie mobile,…),
- déménage dans le cadre d’une mobilité professionnelle (frais de déménagement),
- est détaché à l’étranger et continue de relever du régime général de sécurité sociale ou se déplace dans le cadre de la mobilité professionnelle de la métropole vers les territoires situés outre-mer ou inversement.
II. Présentation des justificatifs de paiement
La présentation d’un justificatif est indispensable pour le remboursement «au réel». L’employeur peut même fixer un délai de présentation, au-delà duquel le salarié serait privé du remboursement de ses frais professionnels. A contrario, le remboursement des frais professionnels sous forme d’allocation forfaitaire est dû sans justificatif.
III. Les remboursements de frais sont déductibles de l’assiette des cotisations sociales
Les remboursements des dépenses résultant directement des conditions d’exécution du travail n’entrent pas dans l’assiette des cotisations sociales. Si les frais n’ont pas un caractère professionnel, les allocations versées constituent des compléments de rémunération et doivent être réintégrées pour la totalité de leur montant dans l’assiette.
IV. L’Urssaf prévoit des limites forfaitaires d’exonération pour les allocations forfaitaires
Le remboursement des dépenses réellement engagées n’est pas soumis à cotisation quand l’employeur apporte la preuve que le salarié est contraint d’engager des frais supplémentaires et en produit les justificatifs. L’allocation forfaitaire est exonérée de cotisation si elle correspond au montant fixé et revalorisé chaque année par l’Urssaf. Au-delà de la limite d’exonération Urssaf, deux situations sont possibles :
- l’employeur n’établit pas les circonstances de fait : l’allocation versée est réintégrée dans l’assiette dès le premier euro puisque considérée comme un complément de rémunération
- les circonstances de fait sont établies : la fraction excédant le montant prévu par l’Urssaf est réintégrée à l’assiette de cotisations sauf si l’employeur prouve que l’allocation a été utilisée conformément à son objet en produisant les justificatifs.
V. Option pour la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels
Certaines professions sont autorisées, pour le calcul de leurs cotisations de sécurité sociale, à un abattement forfaitaire spécifique pour frais professionnel plafonné à 7 600 euros par année civile. C’est le cas notamment des artistes lyriques, dramatiques, chorégraphiques, cinématographiques (25%) et des artistes musiciens, choristes, chefs d’orchestres, régisseurs de théâtre (20%). L’employeur peut opter pour cette déduction lorsqu’une convention ou un accord collectif du travail l’a expressément prévue, lorsque le comité d’entreprise ou les délégués du personnel ont donné leur accord ou, à défaut, lorsque le salarié a accepté cette option.
Il existe un principe de non-cumul entre la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels et l’exonération de cotisations de sécurité sociale des frais professionnels.
Lorsque la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnel est pratiquée, il convient d’intégrer dans la rémunération du salarié, les avantages en nature, les primes, les indemnités et les gratifications acquises aux intéressés, y compris, le cas échéant, les indemnités versées au titre de remboursement de frais professionnels. En outre, la rémunération brute obtenue après application de l’abattement ne peut être inférieure au SMIC.
Toutefois, par exception, n’ont pas à être réintégrés dans l’assiette des cotisations sociales :
- les défraiements versés aux artistes dramatiques, lyriques, chorégraphiques et aux régisseurs de théâtre qui participent à des tournées théâtrales,
- les allocations de saison allouées aux artistes, musiciens, chefs d’orchestre, etc., engagés par les casinos ou les théâtres bénéficiant de subventions,
- les allocations et remboursements de frais perçus par les chefs d’orchestre, musiciens et choristes à l’occasion de leurs déplacements professionnels en France et à l’étranger…
- la contribution patronale à l’acquisition des titres-restaurants dans la limite de 5,26 euros comprise, entre 50% et 60% de la valeur du titre,
- la prise en charge obligatoire du coût des titres de transport des salariés par les employeurs ; la prise en charge directe de frais professionnels (par exemple, mise à disposition d’une voiture pour les trajets professionnels, paiement direct à l’hôtelier ou au restaurateur).
L’employeur peut combiner deux modes de remboursement pour les frais de déplacement à l’étranger. À titre de tolérance, la direction de la sécurité sociale admet que les frais de repas soient remboursables sous forme d’allocations forfaitaires lors de déplacements professionnels à l’étranger si l’employeur rembourse le montant réel des frais d’hébergement justifiés par le salarié,. Les dépenses supplémentaires pour les repas sont alors réputées utilisées conformément à leur objet pour la fraction qui n’excède pas 40 % du montant de l’indemnité de mission temporaire à l’étranger versée au personnel de l’état dont le barème est publié chaque année.
VI. Les frais professionnels sont déductibles du revenu net imposable
Les frais professionnels (transport, nourriture…) engagés pendant l’année d’imposition sont déduits du revenu net imposable. Chaque salarié a le choix entre :
- une déduction forfaitaire de 10 %,
- la déduction des frais liés et nécessaires à l’activité professionnelle pour leur montant réel.
Si l’employeur opte pour la déduction forfaitaire spécifique des frais professionnels, le revenu brut considéré pour le calcul du revenu net imposable est le revenu brut avant l’abattement social de 20% ou 25%.
Revenu NET = revenu BRUT – Total des cotisations sociales, retenues sur les salaires (sauf CSG et CRDS non déductibles).
VII. Déduction des frais au réel et déduction forfaitaire
Les artistes qui optent pour la déduction des frais réels peuvent faire une évaluation forfaitaire de certains frais spécifiques. Dans ce cas, les autres frais non couverts par ces évaluations forfaitaires demeurent déductibles pour leur montant réel et justifié.
ð Pour les artistes musiciens, la déduction accordée au titre de l’amortissement des instruments de musique, des frais accessoires (entretien et assurance) et des matériels techniques à usage professionnel (matériel hi-fi, second instrument) est fixée à 14% du montant de la rémunération nette annuelle y compris les rémunérations perçues au titre d’une activité d’enseignement artistique exercée à titre accessoire.
ð Les artistes chorégraphiques, lyriques et choristes peuvent, selon les mêmes modalités, évaluer à 14% les frais de formation, les frais médicaux liés à leur activité professionnelle restant à leur charge et les frais d’instruments de musique.
ð Pour les artistes dramatiques, lyriques, cinématographiques ou chorégraphiques, les artistes musiciens, choristes, chefs d’orchestre et régisseurs de théâtre, les frais déductibles globalement pour un montant égal à 5% de la rémunération annuelle sont les frais vestimentaires, de coiffure, de représentation, de communications téléphoniques professionnelles, de fournitures diverses, de formation et les frais médicaux spécifiques autres que ceux des artistes chorégraphiques, lyriques et choristes.
Les membres des professions concernées peuvent choisir de ne pratiquer qu’une des deux évaluations forfaitaires (14% ou 5%).
Les artistes dont l’activité artistique est prédominante, peuvent bénéficier des déductions forfaitaires pour frais professionnels de 14% et de 5% sur tous leurs revenus même ceux tirés d’une activité d’enseignement artistique.
En cas de doute, demandez à votre expert-comptable, il saura vous indiquer la bonne procédure pour éviter tous risques ultérieurs.
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