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Expert-Comptable /Logiciel Comptable : Ce qu’il faut savoir lorsque l’on est freelance

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Expert-Comptable /Logiciel Comptable :  Ce qu’il faut savoir lorsque l’on est freelanceN°20 | février 2021

Les réseaux sociaux fourmillent de vérités, de contre vérités mais aussi de nombreuses légendes urbaines, de fausses bonnes idées voire de vraies erreurs.
Il était temps pour moi, grâce à cette nouvelle fiche Expert, d’aborder le sujet de la comptabilité des indépendants et des auteurs.


Un Expert-Comptable est-il obligatoire ?

En voilà une bonne nouvelle : un Expert Comptable n’est jamais obligatoire !

Micro-Entrepreneur, BNC, Micro BNC ou en Traitements & Salaires, obligation ou absence de comptabilité, utilisation ou non d’un logiciel de comptabilité…. Vous avez tout le loisir de tout faire tout seul, c’est votre choix !

Encore faut-il en avoir la compétence ou le temps… mais ça c’est un autre problème.

C’est vrai qu’avec tous ces termes barbares, tous ces formulaires, tous ces changements de lois, il y a de quoi en perdre parfois son latin.

Avec les obligations de formations, les règles déontologiques, les contrôles qualité exécutés par l’Ordre des Experts Comptables, passer par un Expert Comptable peut être une solution qui apportera validation, sécurisation et probablement conseil et optimisation.

Et si cela est onéreux, soyons philosophe : c’est à considérer comme un investissement plutôt qu’une charge.

En échange, prudence ! Si une personne vous propose des actes de comptabilité (saisie des achats, des ventes, de la banque, de votre bilan annuel ou tout simplement produire vos déclarations de TVA), sans inscription à l’Ordre des Experts Comptables, c’est interdit.

Il s’agit d’une infraction, nommée « exercice illégal d’une activité règlementée ». En passant par cette personne, hormis le défaut d’assurance professionnelle et de garantie de qualité de son travail, vous vous exposez à une accusation de couverture ou complicité d’exercice illégal.

N’en rajoutons pas plus sur cette problématique, tout est dit !

Suis-je obligé(e) de tenir une comptabilité ?

Cela dépend de votre régime fiscal.

Lorsqu’il n’y a ni TVA, ni liasse 2035 à produire (dénomination du bilan chez les indépendants), aucune comptabilité n’est à tenir.

On pourra alors se limiter à un registre des recettes dont l’administration fiscale n’impose aucune condition de forme.

En cas de dépôt d’une liasse 2035, une comptabilité est obligatoire. Nous verrons dans la question suivante sous quelle forme.

Enfin, avec le doublement des seuils des régimes micro, apparaît une nouvelle catégorie de Micro-Entrepreneurs et d’Artistes-Auteurs, qui bien que restant en régime micro, doivent gérer la TVA sur leurs ventes et peuvent récupérer la TVA sur leurs dépenses.

Reste à savoir si cette gestion de la TVA doit entraîner la tenue d’une comptabilité ; sur ce sujet, les avis divergent et la loi n’apporte aucune réponse directe.

Toutefois, la réponse émerge par la synthèse d’autres textes fiscaux qui indiquent qu’une déclaration de TVA doit être appuyée par une comptabilité permettant de retracer les mouvements de recettes et de dépenses et de fait identifier la TVA collectée et celle déductible.

Nous vous conseillons donc la plus grande prudence sur cette problématique et vous incitons fortement, dès lors que vous passez à la TVA, de tenir une comptabilité.

Vous trouverez ci-dessous un tableau de synthèse, selon les différentes situations fiscales, de l’obligation ou non de la mise en œuvre d’une comptabilité.

Situation fiscale

Obligations comptables

Format

Micro-Entrepreneur sans TVA Tenue d’un registre des recettes Aucune condition de forme
Micro-Entrepreneur avec TVA Tenue d’une comptabilité Logiciel FEC
Micro BNC Auteur Sans TVA Tenue d’un registre des recettes Aucune condition de forme
Micro BNC Auteur avec TVA Tenue d’une comptabilité Logiciel FEC
BNC Déclaration Contrôlée (Frais réels) Tenue d’une comptabilité Logiciel FEC

 

Puis-je utiliser un cahier, Excel ou suis-je obligé d’utiliser un logiciel comptable ?

Là aussi, tout dépend de votre régime fiscal.

Si vous êtes en micro sans TVA, vous n’avez pas l’obligation de tenir une comptabilité, mais un simple registre des recettes sans condition de forme.

Vous pouvez donc, au choix, utiliser un cahier, Excel ou un logiciel.

En revanche, dès que vous passez au réel (ou « déclaration contrôlée ») avec production d’une liasse fiscale 2035, vous devez tenir votre comptabilité en respectant l’une ou l’autre de ces règles :

  • Comptabilité papier sur un registre numéroté qui retrace tous les mouvements de votre compte en banque dédié à l’activité professionnelle avec totalisation mensuelle puis centralisation annuelle,
  • Comptabilité informatisée : vous utiliserez alors un logiciel agréé FEC (Fichier des Ecritures Comptables) par l’administration fiscale. Excel est interdit dans ce cas. Attention, certaines plateformes utilisent le terme de « comptabilité » à la place de « suivi bancaire » et ne sont pas FEC. C’est le cas par exemple de Freelancer-app.

La Solution « C’moi le chef » c’est quoi ?

C’est une solution en ligne (appelée le Cloud) qui permet, selon votre régime fiscal, de piloter votre activité ou d’obtenir une véritable comptabilité agréée FEC.

Que vous soyez Micro-Entrepreneur, Micro BNC, avec ou sans TVA, que vous soyez au réel, que vous ayez envie ou non de faire votre comptabilité, chacune des formules s’adapte à votre situation.

C’est ainsi que vous pourrez choisir entre « un café l’addition », une formule « classique » ou la formule « gastronomique » … Après tout, c’est vous le chef !

Pour en savoir plus, visitez notre site dédié.

Conclusion

Vous voilà désormais aguerri de vos obligations en termes de comptabilité et d’outils comptables ou de pilotage de votre activité….  Il ne reste plus qu’à s’y mettre…. Et petit conseil : le plus régulièrement possible, pour éviter les nuits de stress au moment de remplir votre déclaration d’impôts sur le revenu.


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Cette fiche contient des informations résumées qui ne couvrent pas l´intégralité des situations possibles ni des textes légaux applicables en France.
Nous ne pouvons être tenu responsable d´une interprétation erronée de son contenu ni présager des évolutions législatives.



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